Quer organizar um hackathon? A Shawee te ajuda!

Então você decidiu organizar um hackathon? A Shawee te mostra o caminho das pedras e te ajuda em todo o processo! Os pontos de atenção destacados a seguir são como diretrizes para um evento ideal. Se por qualquer motivo você não conseguir garantir todos eles, seja claro com os participantes desde o início! Uma comunicação sincera e direta é sempre mais fácil de perdoar =)

Data e local

A maioria dos hackathons é realizada durante os finais de semana, para possibilitar que mais pessoas possam participar – seja para não faltarem do trabalho, ou conseguirem viajar para outras cidades -, e em locais acessíveis e devidamente preparados, com internet estável e energia suficiente para todos os computadores e equipamentos. Em outro artigo, nós listamos todos os pontos de atenção que você deverá analisar em visitas técnicas, para escolher o local ideal. Certifique-se, ainda, de verificar em redes sociais e plataformas de evento (por ex, Meetup, Sympla, Eventbrite) se a data que você planeja realizar o hackathon não estará em conflito com algum outro evento grande.

Divulgação

Uma vez decididos data e local, espalhe para o mundo! Comece definindo onde todas as informações a respeito do seu hackathon ficarão centralizadas, como tema do desafio, programação, regulamento, premiação e link de inscrição. Crie uma landing page, por exemplo, e atualize sempre que novas informações surgirem! Depois disso, crie posts em redes sociais para promover seu evento! Nesse processo, a Shawee te ajuda a criar uma landing page padrão, com as informações que você registrar na plataforma, além de divulgar a sua maratona nas comunidades de tecnologia que temos presença!

Inscrição

Uma vez divulgado o evento, os interessados começarão a se inscrever! Estabeleça um prazo e um limite de participantes, pensando em aprovar mais pessoas do que de fato o evento irá comportar. Nós aconselhamos pensar em uma quebra de 30%! Além das informações básicas como nome, e-mail, celular, redes sociais e área de atuação, lembre-se de perguntar a respeito de necessidades especiais, restrições alimentares e alergias, por exemplo! Além disso, é importante comunicar quais serão os critérios de seleção, se haverá lista de espera e quando os participantes (selecionados e não-selecionados) serão notificados.

Pirâmide de Maslow

Todas as necessidades básicas dos participantes devem ser atendidas da melhor forma possível! Não é por ser uma maratona, que todos os participantes estarão dispostos e focados o tempo todo, então é importante planejar locais agradáveis para descompressão, com sofás, puffs e almofadas. As refeições devem seguir um cardápio saudável e variado, que contemple pessoas com restrições alimentares, alergias e opções vegetarianas/veganas, para assegurar uma boa maratona para todos os participantes. As famosas pizzas não podem faltar, mas devem ser deixadas como lanche da madrugada, ao invés de substituir refeições principais. E cafés e energéticos são sempre um must have em qualquer maratona!

Repositório para projetos

Procure disponibilizar um repositório para centralizar todos os projetos dos times, sejam códigos, documentos ou apresentações. Isso é importante para facilitar a avaliação dos jurados, fazer coding review e ajudar a cobertura de jornalistas. A plataforma da Shawee, por exemplo, automatiza a submissão de projetos e  apresenta os links de forma ordenada na tela de atribuição de notas da banca!

Apresentações em formato de pitch

As apresentações finais são o ápice do evento! O formato mais comum e emocionante é o pitch: cada equipe tem de 3 a 5 minutos para apresentar a sua ideia junto do protótipo, de maneira objetiva e cativante. A princípio, pode parecer impossível concentrar tantas informações em tão pouco tempo, mas isso mantém a atenção do público e permite que somente o essencial de cada projeto seja apresentado.

Antes das equipes subirem ao palco, também é necessário alinhar as expectativas dos jurados. Nós sugerimos uma etapa de pré-pitch, para que os  mentores assistam às apresentações dos grupos e consigam apontar pequenas melhorias. Alguns hackathons são voltados para ideias disruptivas e conceituais, enquanto outros necessariamente precisam apresentar um modelo de negócio. É importante que os jurados recebam o mesmo alinhamento que foi dado para os participantes, para poderem avaliar corretamente as apresentações do grupos!

Premiação

Nem todo hackathon precisa de premiação, mas um prêmio atrativo pode atrair mais participantes e incentivar muito as equipes! Só garanta que todos os vencedores recebam o mesmo prêmio, e invista em ideias criativas! Por exemplo, ao invés de dar prêmios em dinheiro, que tal proporcionar uma experiência no exterior ou bancar uma viagem para o time vencedor?

Esteja preparado para Incidentes

Acidentes acontecem o tempo todo, nas situações menos esperadas. Tenha um plano de ação, que envolva de simples ações para participantes que se machuquem ou sintam dores, até  transporte especializado para um hospital em casos mais graves. Distribua ou mantenha kits de primeiros socorros e certifique-se de descobrir todas as áreas de evacuação do prédio.

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